Quando vai chegando a época de declarar o Imposto de Renda, estamos, provavelmente, todos revirando a casa procurando por comprovantes e recibos que já estão juntando poeira há um bom tempo. Declarações de imposto de renda de anos anteriores, contas de serviços públicos, faturas de cartão de crédito. O momento de passar por estes arquivos antigos também acaba coincidindo com o momento de uma limpeza de casa dos papéis inúteis que não precisamos mais.

Quanto tempo devo guardar comprovantes e recibos?

O problema da limpeza é que, muitas vezes, acabamos jogando fora comprovantes, recibos e documentos financeiros importantes não apenas para a declaração de imposto de renda, mas para muitas coisas do dia a dia. Você não precisa entrar em pânico, porém: reunimos abaixo os prazos para você guardar documentos e facilitar sua limpeza anual de papéis de casa, enchendo sem medo sacos de lixo para se tornarem papel reciclado.

Guarde por poucos dias

Recibos e extratos do caixa eletrônico. Assim que que a transação realizada no caixa eletrônica aparecer na conta.

Comprovante de depósito bancário, uma vez que os fundos aparecerem na sua conta

Guarde por 1 mês

Recibos de coisas que você comprou em um cartão de crédito, a menos que você precise para retornar o produto ou uma garantia pelo mesmo. Pode ser substituído pela nota fiscal do produto ou serviço, mas funciona como uma garantia extra.

Extrato do cartão de crédito, a menos que você tenha uma despesa relacionada com impostos paga no cartão de crédito. Você pode também optar por guardar apenas uma cópia online do extrato, seja em uma pasta em seu computador ou no site do banco/instituição financeira onde você tem o cartão de crédito.

Guarde por 1 ano

As contas de serviços públicos, como gás, água e eletricidade, se não forem necessárias para deduções no imposto de renda. Mesmo assim, você pode optar por guardar essas contas online, em uma pasta em seu computador ou no site da própria empresa prestadora dos serviços.

Extratos bancários, além de páginas que incluam cópias de cheques cancelados, para efeitos fiscais.

Declarações de corretagem e aplicações financeiras.

Guardar recibos de despesas médicas e dentárias, se você puder deduzir tais despesas de seu Imposto de Renda.

Guardar por 5 anos

Contracheques ou holerites.

Documentos comprovativos de declarações fiscais, incluindo comprovantes de entrega do imposto de renda, comprovações de doações, comprovantes de pagamentos de impostos, restituições e outros. Eles devem ser guardados porque a Receita pode resolver auditar seus documentos fiscais, ou pode acabar te pegando na malha fina. Aí você vai precisar comprovar tudo.

Guardar indefinidamente

As declarações de imposto com a prova de que você registrou tudo e pagou.

Formulários com as contribuições não dedutíveis do Imposto de Renda.

Guardar extratos anuais do FGTS, aposentadoria, investimentos e corretagens.

Recibos de melhorias e obras na residência, até você vender a casa. A partir daí, você deve guardar os documentos para fins fiscais.

Recibos e notas fiscais de grandes compras, para fins de seguro, tais como carros, imóveis, eletrodomésticos e afins.

Organizando seus documentos

Ao guardar documentos, comprovantes e recibos, coloque o mês do documento e armazene em um arquivo classificado por datas para facilitar o descarte ou não dos papeis. (Foto: organize365.com)

Quais documentos você pode digitalizar?

Há muitos papéis que você pode digitalizar e fazer o upload para um local seguro, destruindo o original. Esse não é o caso para os itens abaixo. Você deve considerar fazer uma cópia destes documentos para manter em casa e manter o original em um local seguro, como um cofre ou com um parente de confiança. Certifique-se que o cofre pode ser acessado facilmente no caso de sua morte. A exceção é que você provavelmente vai querer manter o seu passaporte em mãos no caso de você precisar dele com pressa.

  • Certidões de nascimento;
  • Documentos de cidadania;
  • Contratos/acordos de Custódia;
  • Títulos financeiros e registros de imóveis;
  • Certidão de divórcio;
  • Documentação de empréstimos, hipotecas e seguros;
  • Principais registros de reembolso de dívidas;
  • Licença de casamento;
  • Registros militares;
  • Passaporte;
  • Procurações;
  • Certificados de ações;
  • Logins, senhas e cadastros em bancos e instituições financeiras;
  • Testamentos em vida;
  • Diplomas e certificados de cursos, oficinas, palestras, workshops e afins;
  • Qualquer coisa com uma assinatura original.

Como se desfazer de comprovantes, recibos e documentos?

Preferencialmente, você deve cortar os documentos ou picotá-los, de forma a dificultar que alguém com más intenções reúna informações confidenciais sobre você ou sua família. Você pode reciclar os documentos por conta própria ou jogar no lixo, preferencialmente em dias separados e em sacolas diferentes. Fraudes do tipo roubo de identidade tem se tornado cada vez mais comuns, e cuidar de dados pessoais com cautela e organização é extremamente importante.

Considerações Finais

Mantenha uma pasta com divisórias especificando os prazos dos documentos, seja 1 mês, 1 ano, 5 anos ou mais. Assim, você pode anotar datas nos comprovantes e recibos e descartá-los quando “vencidos”.

Como você organiza seus documentos, comprovantes e recibos? Como faz para jogá-los fora?

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